Obligatoire pour échanger avec les services de l’État et des collectivités territoriales, la facturation électronique doit peu à peu s’étendre à l’ensemble des entreprises. Alors, comment faire pour dématérialiser une facture ? Que dit la législation française ? Quel est l’intérêt de dématérialiser la facturation pour les entreprises ?
Également appelée facture électronique ou facture digitale, la facture dématérialisée représente une étape clé de la digitalisation des entreprises. Le principe est simple : totalement dématérialiser le processus de facturation.
Il ne faut pas confondre la numérisation avec la dématérialisation d’une facture. La première solution consiste à créer une version électronique d’une facture au format papier. La seconde, en revanche, fait appel à un système d’information qui génère et peut recevoir des factures au format électronique. Par ailleurs, le système intègre des solutions de conservation et d’archivage des factures.
Le système de facturation électronique permet de s’affranchir de la facture papier grâce au choix du format — EDI (Échange de données informatisées) ou PDF. Ces modes incluent la possibilité d’intégrer une signature électronique.
Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises doivent éditer, émettre et recevoir des factures au format électronique dès que leurs clients appartiennent au secteur public (État et collectivités territoriales). Entre 2024 et 2026, l’édition, l’envoi et la réception des factures dématérialisées vont se généraliser entre les entreprises de toute taille.
Une facture dématérialisée contient les mêmes que la version papier. Cela comprend :
Les factures digitales doivent être conservées 6 ans sur le plan fiscal et 10 ans sur le plan comptable. Dans tous les cas, l’intégrité des données doit être garantie grâce à :
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La dématérialisation des factures présente de nombreux avantages pour les entreprises.
D’un point de vue financier, la facture dématérialisée ne coûte rien, sauf si l’entreprise souscrit à un archivage à valeur probante. Les factures papier, elles, nécessitent des coûts de production (papier, encre), d’envoi et d’archivage. Sans compter le besoin en espace physique pour pouvoir ranger les factures.
La facture dématérialisée se révèle bien plus durable qu’une facture papier. Elle ne nécessite pas de papier, ce qui évite l’abattage inutile de nombreux arbres. La digitalisation permet également de réduire les besoins en transport et participe donc à la réduction des gaz à effet de serre.
Par ailleurs, les factures électroniques sont produites plus rapidement. Les processus sont automatisés, ce qui réduit les délais ainsi que les éventuelles erreurs. De plus, la dématérialisation permet de très rapidement retrouver certaines factures archivées.
Les systèmes de facturation digitale automatisent certaines tâches : l’envoi des rappels de paiements, l’enregistrement des paiements, etc. Il offre également de précieuses statistiques liées aux paiements, afin que l’entreprise puisse améliorer sa stratégie.
La sécurité et la confidentialité de la facture deviennent optimales avec la dématérialisation, grâce à un système de facturation électronique fiable. De plus, le document ne passe pas par des intermédiaires. Cela représente une garantie nettement supérieure à ce qu’il est possible de mettre en place avec une facture papier.
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