Durement touché par la crise de la COVID-19, le secteur de l’événementiel s’est adapté, en s’appuyant notamment sur les événements hybrides, ces moments forts qui se déroulent à la fois dans un lieu physique et en ligne. Il faut dire qu’ils présentent de nombreux avantages : audience plus large, disparition des limites géographiques, possibilité de faire intervenir quelqu’un qui se trouve à l’autre bout de la planète, réduction des coûts de logistique… Mais comment réussir un événement hybride ? Quelles sont les astuces qui fonctionnent ? Réponse en 7 conseils.
Un événement hybride permet de toucher une cible bien plus large qu’un événement « classique », puisque pour y participer, il n’est pas nécessaire de se déplacer – ce qui a été d’autant plus intéressant pendant la crise sanitaire. Il ne faut pas en oublier pour autant de réfléchir à sa cible. Pour bien la définir, il faut se poser plusieurs questions.
En répondant à ces questions, vous serez en mesure d’affiner votre programme, et donc de proposer un événement hybride plus pertinent pour les participants.
L’organisation d’un événement hybride est plus exigeante que celle d’un événement en présentiel. En cause : aux éléments classiques d’une conférence physique (location de la salle, chaises, tables, micros…) s’ajoutent des besoins en matériel connecté. Ainsi, il vous faudra prévoir des caméras et des microphones, ainsi qu’une plateforme qui vous permettra d’organiser et d’optimiser la diffusion de votre événement.
Impossible de réussir un événement hybride sans une solide connexion à Internet. Si celle-ci était instable, elle risquerait de ruiner tous vos efforts et de décourager vos participants. Assurez-vous donc qu’elle ne se coupe pas ponctuellement, qu’elle est capable d’encaisser un gros volume de données (en émission comme en réception, une connexion en fibre optique est donc plus que recommandée) et que, si besoin, vous avez quelqu’un dans votre équipe (ou un prestataire externe) capable d’intervenir rapidement.
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En fonction de votre activité, de votre cible et de votre audience, il convient de choisir avec soin les formats proposés pendant votre événement hybride. Il en existe plusieurs : visioconférences (interactives ou non), vidéos showrooms, webinaires, questions / réponses avec un expert, débat en ligne… Tous n’offrent pas les mêmes avantages, notamment en ce qui concerne l’interactivité entre les participants. Si possible, multipliez les formats afin de varier les occasions de créer le dialogue avec vos intervenants.
Au-delà de la question des formats, il faut, pour réussir un événement hybride, créer des moments de discussion entre les participants. Pour cela, vous pouvez par exemple mettre en place un chat en ligne, qui permettra de poser des questions aux intervenants. De même, pensez à intégrer divers sondages au fur et à mesure du programme, afin de recueillir les attentes des participants et leurs avis sur les sujets abordés. Enfin, envisagez la possibilité d’animer un social wall en direct, reprenant les commentaires des participants sur les réseaux sociaux concernant votre événement.
Un événement hybride génère un certain volume de données :
Toutes ces informations sont précieuses. Elles vous permettront d’améliorer, petit à petit, vos événements hybrides. Et donc de faire encore mieux la prochaine fois.
Avec un événement hybride, vous touchez davantage de personnes, issues de nouvelles aires géographiques et / ou de nouveaux secteurs. Restez en contact avec elles : elles pourraient être amenées à participer à de nouveaux événements que vous pourriez organiser, voire devenir des clients si tel était votre objectif initial. Créez donc un lien entre votre base de données événementielle et votre CRM.
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