Un client qui ne paie pas ses factures et votre entreprise peut rapidement être impactée négativement. Dans ce genre de situations délicates, il faut savoir réagir pour récupérer son dû tout en respectant le cadre légal. Arrangement à l’amiable, lettre de relance, recouvrement de créance et judiciaire : découvrez les différentes procédures pour régler un litige avec un client en cas de factures impayées.
La première étape pour régler un litige avec un client en cas de factures impayées reste de décrocher votre téléphone et de le contacter directement. Si le montant dû n’est pas réglé dans un délai imparti, il est toujours préférable de chercher, dans un premier temps, un arrangement à l’amiable. Tentez de prendre contact avec votre client pour lui rappeler ses obligations de paiement et, si besoin, trouver avec lui une solution qui pourrait satisfaire et arranger les deux parties.
Attention, cette prise de contact doit réellement avoir vocation à trouver une issue à la situation sans déborder du cadre de la loi. Plus concrètement, il est strictement interdit d’exercer toute forme de pression – appels téléphoniques à répétition et à toute heure, menaces physiques ou verbales – à votre client qui n’a pas réglé ses factures. Ces pratiques sont répréhensibles par la loi.
Après avoir tenté de joindre votre client, faute de solution amiable trouvée, vous pouvez passer à la suite de la procédure et lui envoyer une lettre de relance.
Plusieurs procédures, obligatoires ou non, s’offrent à vous pour régler un litige avec client pour cause de factures impayées.
Faute de réponse à vos sollicitations et vos tentatives d’arrangement à l’amiable, vous pouvez passer à la suite de la procédure pour régler un litige avec un client : la lettre de relance. Il s’agit d’un simple courrier rappelant l’obligation de payer les sommes dues. Cette étape n’est toutefois pas obligatoire légalement. Vous pouvez, si vous le souhaitez, envoyer directement au client une mise en demeure de payer (voir ci-dessous). Il n’est donc pas nécessaire d’envoyer la lettre de relance en recommandé avec accusé de réception. Un courrier simple suffit.
Si vous n’êtes pas pris par le temps, il est conseillé d’utiliser une – voire deux – lettre(s) de relance. Il est fréquent que le retard de paiement soit lié à un simple oubli de la part du client ou à un problème de gestion de sa part. Avant d’engager des procédures judiciaires, vous pouvez donc simplement rappeler au débiteur que sa dette arrive à échéance. Vous pouvez également expliquer, au sein du courrier, que ce retard de paiement pèse sur votre trésorerie. Cela pourra inciter le client à faire le nécessaire rapidement.
Contrairement à l’arrangement à l’amiable ou la lettre de relance, la mise en demeure de payer est une procédure qui apporte une réelle dimension juridique. Un acte officiel qui a pour but de mettre la pression au débiteur. C’est la première étape du recouvrement de créance, la lettre de relance n’étant pas obligatoire.
Cette lettre de réclamation vous permet de demander officiellement et formellement à son destinataire de régler le litige qui vous oppose – en l’occurrence, de régler les factures impayées – dans un délai donné. La mise en demeure fait figure de procédure obligatoire préalable à des poursuites judiciaires.
Pour être considérée comme valable officiellement et juridiquement, la mise en demeure de payer doit respecter certaines conditions, et notamment comporter certaines mentions obligatoires :
La mise en demeure de payer doit être envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception. Il est également possible de passer par un huissier de justice pour notifier la mise en demeure.
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Si malgré tout, vos factures demeurent impayées, il n’y aura plus qu’un moyen de régler le litige avec votre client : avoir recours au recouvrement judiciaire. Il est composé de plusieurs procédures qui vous permettront d’obtenir un titre exécutoire, c’est-à-dire un acte officiel vous permettant d’obliger votre débiteur à vous payer, en usant des voies juridiques.
Il s’agit de la procédure la plus régulièrement utilisée, notamment pour les factures impayées. Elle présente l’avantage d’être rapide, peu chère et très adaptée pour les « petits » litiges : faibles sommes, pas de contestation du débiteur, etc. Elle ne nécessite pas non plus de présence au tribunal.
Pour ce faire, vous devez remplir le document Cerfa n°12946*01, « Demande en injonction de payer au président du tribunal de commerce ». Veillez à respecter toutes les conditions demandées. Le juge pourra ainsi vous remettre une ordonnance d’injonction à payer, obligeant le débiteur à régler sa dette entièrement ou en partie. Vous devez transmettre ce document à votre débiteur dans un délai de six mois, en passant par l’intermédiaire d’un huissier de justice.
Toutefois, en cas de contestation du débiteur, les deux parties pourront être convoquées au tribunal pour s’expliquer.
Le référé-provision est une première alternative à l’injonction à payer. Elle permet un remboursement rapide d’une partie ou de la totalité de la dette. Cette procédure, elle aussi peu onéreuse, doit être utilisée si vous possédez des preuves solides que votre client vous doit de l’argent, et que, par conséquent, aucune contestation de la part du débiteur n’est possible. La rapidité du référé-provision trouve également son intérêt s’il existe un risque d’appauvrissement du débiteur et donc un risque d’incapacité de remboursement.
La décision du référé-provision demeure toutefois provisoire. Le débiteur condamné peut, dans un second temps, porter l’affaire devant un juge du fond qui, lui, donnera une décision définitive.
Il s’agit de la procédure conduisant directement les deux parties devant le juge du fond afin d’obtenir, comme expliqué ci-dessus, une décision définitive. L’assignation en paiement demeure une procédure plus longue et plus onéreuse que le référé-provision. Il est donc préférable de se tourner vers l’assignation en paiement uniquement dans le cas où toutes les autres solutions ne se montreraient pas efficaces ou pertinentes.
L’huissier de justice est en mesure d’appliquer toutes les décisions ordonnées par le juge. Le recouvrement judiciaire aboutit donc au recouvrement de créance de la part de ce professionnel. L’huissier se charge de forcer le débiteur à rembourser les dettes qu’il vous doit. S’il n’est pas en mesure de payer, ses biens peuvent être saisis puis revendus afin de financer le remboursement de l’argent dû.
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